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1. 製品紹介

ドキュメントをSharePoint ドキュメント ライブラリにアップロードする際に、既定ではタイトルは空です。時には、ドキュメント名と同じタイトルを入力する必要があります。その場合、一つすづ手動的に入力しなければなりません。

SharePoint Document Auto Title はライブラリで利用するワークフローテンプレートを提供します。ワークフローを開始すると、ドキュメントをアップロードする際にも、編集する際にも、自動的にファイル名からタイトルを設定します。手動的に入力するか、編集する必要がありません。

今、SharePoint Document Auto Title の使い方を説明します。

注意:ドキュメント ライブラリのみでこのワークフローが適用されます。

SharePoint ドキュメントライブラリであり、タイトル列を格納する「共有ドキュメント」リストへ複数のドキュメントをアップロードします。

SharePoint Document Auto Title documents

2. Document Auto Title ワークフローの追加

共有ドキュメントを開き、設定セクションのドキュメント ライブラリの設定ページを開きます。

SharePoint Document Auto Title site settings

権限と管理セクションのワークフロー設定をクリックします。

SharePoint Document Auto Title workflow settings

ワークフロー テンプレートとして、Document Auto Title Workflowを追加します。このワークフローに付ける名前を入力してください。

SharePoint Document Auto Title workflow entrance

ドキュメントのアップグレードと変更の際に、ファイル名からタイトルを設定するには、開始オプションの「新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する」と「アイテムが変更されたら、このワークフローを開始する」前のチェックボックスをオンしてください。その後、OKをクリックします。ワークフローの構成ページが開きます。

SharePoint Document Auto Title checkbox

3. ワークフローの構成

このワークフローを有効にするため、「以下のワークフロー設定を有効にする」前のチェックボックスをオンして下さい。ファイル拡張子もタイトルとして表示したければ、「ファイル拡張子を除外」前のチェックボックスをオフします。表示したくなければ、オンしてください。時には、プロパティとして既定のファイル タイトルが既存します。この既存のタイトルは列「タイトル」で表示したければ、「いつもタイトルをセット」前のチェックボックスをオフします。既定のタイトルが存在かどうかにかかわらず、ファイル名からタイトルを設定するには、オンしてください。

SharePoint Document Auto Title workflow configuration

4. ワークフローの開始

ワークフローを構成した後、共有ドキュメントライブラリへ戻します。

複数のドキュメントをアップロードします。

SharePoint Document Auto Title upload documents

アップロードしたいドキュメントを選択して、OKをクリックします。

「Auto title ワークフロー」は状態が完了になると、下図の表示ように、タイトルは名前から設定されます。

SharePoint Document Auto Title add title

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